Jak napisać autoodpowiedź, aby odpocząć na urlopie
lip 05 2022
Wielkimi krokami zbliża się czas wakacji. To moment, kiedy wybierasz się na zasłużony urlop i przez dłuższy czas będziesz poza biurem. Pamiętaj, aby przed wyjazdem ustawić autoodpowiedź, aby współpracownicy wiedzieli, kiedy Cię nie będzie i kto Cię zastąpi.
Zawodowe życie toczy się dalej, a osoby, które zostają w pracy, mogą potrzebować kontaktu z Tobą.
Oto kilka podpowiedzi, jak przygotować efektywną autoodpowiedź.
Koniecznie podaj:
- dokładne daty nieobecności – szczególnie, kiedy używasz poprzedniej autoodpowiedzi, dwa razy sprawdź czy podane daty są prawidłowe,
- powód nieobecności – jeżeli współpracownicy zobaczą, że jesteś na urlopie, nie będą próbowali kontaktować się z Tobą w inny sposób,
- osoby, które pomogą załatwić pilne sprawy, kiedy Ty odpoczywasz – podaj imiona i nazwiska, adresy mejlowe, numery telefonu.
Jeżeli zastępuje Cię kilka osób, napisz z kim kontaktować się i w jakiej sprawie. Koniecznie uzgodnij wcześniej zastępstwo, aby osoby podane w Twojej odpowiedzi zwrotnej nie były zaskoczone.
Czego warto unikać przy pisaniu autoodpowiedzi:
- nie zapewniaj, że osoby, które Cię zastąpią, odpowiedzą natychmiast na mejla – nie wiesz, co będzie działo się w biurze w trakcie Twojej nieobecności. Czy osoba, która Cię zastępuje nie dostanie pilnego zadania, nie zostanie włączona do dużego projektu itp.,
- nie obiecuj, że na wszystkie mejle odpiszesz natychmiast po powrocie lub w pierwszym dniu, kiedy wrócisz do pracy – po urlopie wpadniesz pewnie w wir pracy i możesz nie dotrzymać złożonej obietnicy,
- uważaj na literówki – autoodpowiedź trafia do każdego, do Twojego przełożonego, kluczowego klienta.
Dlatego warto przeczytać ją dwa razy. - nie używaj słów bufonów - nie powinniśmy językiem podniosłym opisywać sytuacji codziennych i rutynowych. Dlatego nie pisz,
że przebywasz na urlopie. Wybieraj określenia, które używasz na co dzień – jestem na urlopie, mam urlop. - Uważaj na pleonazmy, czyli tzw. masło maślane – nie pisz w okresie od…do, od dnia… do dnia…
Przykłady prawidłowych autoodpowiedzi
Poniżej kilka przykładów autoodpowiedzi, które możesz wykorzystać zarówno w organizacji, jak i poza nią:
- Dziękuję za wiadomość. Jestem poza biurem do 15 lipca. Zastępuje mnie Anna Kowalska [adres e-mail i/ lub numer telefonu].
- Dziękuję za e-mail. Jestem dziś poza biurem i nie mam dostępu do poczty elektronicznej. Wracam 23 czerwca. W ważnych sprawach proszę o kontakt z Adamem Nowakiem [adres e-mail i/ lub telefon kontaktowy].
- Dzień dobry, jestem na urlopie od 25 lipca do 6 sierpnia. W sprawie raportów proszę o kontakt z Katarzyną Nowak [adres e-mail i/ lub telefon kontaktowy], w sprawach związanych z promocją zastępuje mnie Tomasz Kowalski [adres e-mail i/ lub numer telefonu].
- Dziękuję za wiadomość. 14-15.06.2022 jestem na szkoleniu. W pilnych sprawach proszę o kontakt telefoniczny pod nr tel. [telefon kontaktowy].
Błędy w autoodpowiedziach – przykłady z naszej organizacji
W naszych autoodpowiedziach najczęściej pojawiają się literówki, pleonazmy i „bufon” przebywam. Zgodnie z zasadami, które przyjęliśmy
w ramach inicjatywy TAURON mówi po ludzku, nie powinniśmy również „Witać” współpracowników. Forma „Witam” zakłada nierównorzędną relację miedzy stronami. Dlatego kiedy używasz tej formy, podkreślasz, że Ty i odbiorca wiadomości, nie jesteście w równorzędnej relacji.
- Dzień dobry, w dniach 28.05.2021 r. - 04.06.2021 r. przebywam na urlopie.
- Do dnia 9 czerwca 2021 r. jestem nieobecna. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie.
- Witam serdecznie, W dniach 13 czerwca mam urlop. w pilnych sprawach proszę o kontakt.
- Dzień dobry, w dniach 13-17.06 jestem na urlopie. W sprawach pilnych proszę o kontakt z pozostałymi członkami zespołu.
- Dzień dobry, uprzejmie informuję, iż w dniach 21-30.08.2022 przebywam na urlopie.
Więcej porad językowych znajdziesz w Tauronecie, w Bazie wiedzy, w zakładce TAURON mówi po ludzku.
Na podstawie Robert Half „How to Craft an Effective Out-of-Office Message